入行外贸五年，从最初的手忙脚乱，到现在也能带团队磕订单，一路走来，软件真的帮了我大忙！别以为有了客户就能躺赢，没有好的工具，效率低到爆炸，订单也容易飞走。我见过太多新人，吭哧吭哧埋头苦干，结果效率还没我用对软件的一半高，真替他们心疼。
最开始，我也是什么都不知道，老板让用啥就用啥。后来发现，很多软件真的就是花钱买了个寂寞！不是界面难用，就是功能鸡肋，要么就是价格死贵。交了不少学费，才总结出一些真正好用的做外贸的软件。今天就来和大家分享一下，都是我实战中用过的，绝对真实，绝对干货！
先说客户管理吧。客户资料乱糟糟？跟进记录找不到？客户信息被同事抢走？试试CRM系统！我用的是Salesforce，一开始觉得有点贵，但用下来真的值！可以把所有客户的信息都集中管理，包括联系方式、沟通记录、订单信息等等。最重要的是，可以设置自动提醒，再也不怕忘记跟进客户了！当然，Salesforce有点复杂，适合团队使用。如果只是个人SOHO，可以试试HubSpot CRM，免费版的功能也很强大了，足够用了。
说到沟通工具，这简直是外贸人的命根子！除了邮件之外，WhatsApp、Skype、WeChat也是必备的。WhatsApp跟国外客户联系很方便，实时性高。Skype可以用来开视频会议，有时候面对面沟通，更能拉近距离。WeChat嘛，主要针对国内客户或者国外华人客户。对了，强烈推荐Grammarly这个语法检查工具！写邮件的时候，可以自动检查语法错误，避免因为语法问题给客户留下不专业的印象。血泪教训啊！以前就因为一个语法错误，丢了一个大单！
然后是询盘管理。每天要处理大量的询盘，回复不过来？试试阿里国际站或者环球资源上的询盘管理工具。可以自动筛选询盘，按照重要性排序，优先回复高质量的询盘。还可以设置自动回复，第一时间给客户留下好印象。不过，自动回复一定要个性化，不要千篇一律，否则客户会觉得你没诚意。我一般会针对不同的产品和客户，设置不同的自动回复模板，这样回复率会高很多。
海关数据查询，这个绝对是找客户的利器！可以查询竞争对手的出口数据，看看他们都出口到哪些国家，客户都是谁。还可以查询潜在客户的进口数据，了解他们的采购习惯和需求。有了这些信息，就可以更有针对性地开发客户。不过，海关数据查询的软件有很多，质量参差不齐。我用的是Kompass，数据比较准确，但是价格也不便宜。大家可以根据自己的需求选择合适的软件。
接下来是收款工具。收款方式不对，不仅影响收款速度，还会影响客户体验！PayPal是常用的收款方式，但是手续费比较高。可以试试WorldFirst或者Payoneer，手续费相对较低，而且提现速度也很快。当然，具体选择哪个收款工具，要根据客户的习惯和需求来定。有些客户喜欢用PayPal，有些客户喜欢用电汇，要灵活应对。
图片处理也很重要！外贸产品图片，一定要清晰、美观、专业！如果自己不会PS，可以试试Canva，操作简单，功能强大，可以制作各种精美的产品图片和宣传海报。还有，图片版权也很重要！不要随便从网上下载图片，很容易侵权。可以去Unsplash或者Pexels等网站下载免费的图片，或者自己拍摄。
最后，分享一个提升效率的小技巧：浏览器插件！Chrome浏览器有很多实用的插件，可以大大提升工作效率。比如，我常用的有：Google Translate（翻译网页）、Evernote Web Clipper（保存网页内容）、LastPass（管理密码）等等。
总结一下，做外贸的软件有很多，选择适合自己的才是最重要的。不要盲目跟风，也不要贪图便宜。要根据自己的实际需求，选择性价比最高的软件。还有，软件只是工具，最重要的是人的能力！要不断学习，提升自己的专业知识和沟通技巧，才能在外贸行业立于不败之地！
我再补充几点吧，这都是我一路走来的心得体会。
首先，不要迷信免费软件。免费的软件虽然好，但是功能往往有限，而且安全性也比较低。如果长期从事外贸，还是建议购买付费软件，毕竟一分钱一分货。
其次，不要一次性购买太多的软件。可以先试用一下，看看是否适合自己。如果觉得好用，再购买也不迟。
第三，要定期更新软件。软件公司会不断推出新版本，修复bug，增加新功能。及时更新软件，可以提升使用体验和安全性。
第四，要学会利用软件的功能。很多软件的功能都很强大，但是很多人只会用一些基本的功能。要认真学习软件的使用说明，充分利用软件的各种功能，才能发挥软件的最大价值。
第五，不要过度依赖软件。软件只是辅助工具，不能代替人的思考和判断。要结合自己的实际情况，灵活运用软件，才能取得更好的效果。
还有，对于不同类型的买家，策略也要有所不同。比如，对于老客户，要维护好关系，保持沟通频率，及时了解他们的需求。对于新客户，要积极沟通，建立信任，争取合作机会。
对于潜在客户，要主动出击，挖掘他们的需求，提供专业的解决方案。不要怕被拒绝，要坚持不懈，总会有成功的机会。
此外，展会也是一个重要的获客渠道。参加展会可以接触到大量的潜在客户，了解行业最新动态，提升企业形象。但是，参加展会也是一笔不小的开支。要认真评估展会的价值，选择适合自己的展会。
最后，我想说的是，外贸行业充满挑战，也充满机遇。只要你肯努力，肯学习，肯坚持，就一定能成功！加油！